Hur man haller ett effektivt och produktivt mote


For att kunna halla effektiva och produktiva moten ar det viktigt att man ar val forberedd och att alla involverade har ratt material med sig.

I mitt jobb sa spenderar jag nastan mesta delen av min tid i moten eftersom det gar ut pa att kommunicera med olika manniskor. Hur man an vrider och vander pa det sa ar direkt kommunikation valdigt effektivt och mer produktivt an vad t.ex. emails ar.

Dock finns det manga manniskor som inte alls tycker om moten och som inte alls kan se poangen, enligt min erfarenhet sa beror det ofta pa att den som organiserar motet kanske inte anvant ratt taktik.

Som projektledare sa haller jag alltsa valdigt mycket moten och just darfor har jag valdigt manga bra och riktigt daliga moten bakom mig.

Har kommer mina tips for att halla ett bra mote.

Skriv en ordentlig agenda

En riktig agenda ser till att alla forstar vad som kommer tas upp under motet och i vilken ordning.

Jag ser valdigt lite poang i att skicka ut en inbjudan till ett mote utan tillhorande agenda. Min tid ar namligen valdigt vardefull och darfor vill jag inte spendera tid i moten dar jag inte kan bidra eller fa ut nagot av det.

En agenda forklarar for mig vad motet handlar om och det gor det klarare for mig om jag behover ga pa motet eller inte. Ingen tycker om att ga pa moten i onodan hur an bra interaktion det ar.

Varfor ska man halla mote?

Manga arrangerar moten bara for att ha moten, men innan man gor det sa tycker jag att man ska tanka efter VARFOR man behover ett mote. Vad ar anledningen? Det ska skrivas ut i inbjudan sa att alla ar inforstadda med varfor man kommer till motet.

Detta ska kunna beskrivas i en mening.

Vad vill man fa ut av motet?

Precis som att man maste kunna kort forklara varfor man vill ha ett mote sa galler det samma for vad man vill fa ut av motet. Aven detta ska skrivas ut i inbjudan och sammanfattas i en mening.

Gor en POAD

POAD ar ett bra format att skriva en motesinbjudan i, helt enkelt igenom att kombinera de faktorer jag har listat innan; purpose, objective, agenda, deliverables.

Purpose – varfor ska man ha motet?

Objective – vad vill man fa ut av motet?

Agenda – vad ska man ga igenom i motet?

Deliverables – vad vill man ta ifran sig i motet?

Jag tycker det har ar ett valdigt bra och fungerande format for att fa ett val strukturerat och effektivt mote som aven motiverar deltagare att vara produktiva under den tiden man har tillsammans med dom.

Vilka behover komma pa motet?

Det ar latt att bara slanga in vem som helst nar man ska arrangera ett mote, men jag rekommenderar att man verkligen tanker efter vilka man bjuder in. Det finns tva olika grupper man kan dela in deltagarna i:

De som behover bidra till det man ska ga igenom i motet – motet kan inte ske utan dom.

De som kan ha nytta av att sitta med i motet – motet kan ske utan dessa deltagare.

Kom bara ihag att ju fler manniskor som ar med pa motet som inte direkt bidrar till det dessda storre risk blir det att man har onodiga och langa diskussioner, sa ju farre deltagare dessda battre.

Vad behover alla forbereda?

Om nagon behover forbereda nagot infor motet sa se till att kommunicera detta tydligt i god tid. Och anta inte att vem som helst kan forbereda vad som helst pa kort tid, utan be personen i fraga att forbereda det som maste forberedas och undersok aven om det ar mojligt inom tidsramarna.

Nar personen i fraga har bekraftat att det ar mojligt sa kan du alltsa se det som ‘bindande’, men kom ihag att om man ar valdigt upptagen i sitt jobb och ar inne i en hektisk period kan aven valdigt sma saker vara svara att leverera.

Arrangera rum i tid

Det ar valdigt viktigt att man kommunicerar tydligt var motet kommer ske, det kan ju eventuellt vara sa att en eller flera av deltagarna maste resa en bit for att kunna vara med pa motet.

Likval sa ar det valdigt viktigt att man i god tid bokar rum eller annan lokal for motet. Min erfarenhet ar att manga foretag har ratt lang vantetid for rum sa vanta inte med det. Se aven till att du har ett rum som kan rymma alla deltagare och andra saker som ar nodvandiga for att motet ska ga av stapeln.

Se till att boka en tid i allas kalendrar

Ibland sa har man inte all information man behover for att kunna skriva ihop en fullstandig motesinbjudan med agenda, plats och annan information, men med tankte pa de som man behover som deltagare kan behova en hel del forvarning sa kan man anda skicka ut en motesinjudan for att boka tid i deras kalendrar.

Se dock till att tydligt skriva i inbjudan att en ordentlig agenda sa val som motesplats kommer folja inom snar framtid.

Tekniska annordningar

Om man ar beroende av tekniska anordning for att motet ska ga av stalen sa ska detta vara noga planerat och testat innan motet.

I dagens klimat sa ar det ju inte alls ovanligt att man har moten online och da ar det viktigt att man ar bekvam med hur digitala motesrum fungerar och att alla har nodvandig mjukvara installerat en tid innan motet gar av stapeln.

Sa forbered med att se till att alla ar med pa noterna ang tekniska annordningar och se aven till att allt ar testat och klart i god tid innan motet ska borja.

Det ar inte alls roligt att anvanda vardefull motestid till att installera program och valdigt frustrerande for alla som ar involverade.

Anland innan motet

Om det ar du som annordnar motet sa se till att anland till motesplatsen atminstonde 10 minuter innan motet ska borja. Pa sa vis kan du se till att rummet ar i ordning, att det finns vatten/ kaffe/ annan proviant och dessutom varma upp eventuell projektor och starta nodvandiga program.

Om motet ar pa annan plats an var man brukar halla till sa kan det vara en bra ide att ha en annordnare som ar mer bekant med lokalen och kan fixa saker sa som proviant och tekniska saker.

Lunch?

Om motet sker mellan 12.00 och 14.00 sa raknas det som ett lunchmote och det ar darfor en bra ide att bestalla mat. Gor man det sa ska man aven klart och tydligt namna i inbjudan att lunch kommer finnas pa plats och aven be deltagarna namna allergier eller specialdieter i god tid.

Se till att borja och avsluta i tid

Allas tid ar vardefull tid sa det ar oerhort viktigt att boja och avsluta motet i tid. Ett mote som borjas sent ger inte en bra start eftersom stressade och upptagna manniskor latt blir rastlosa och otaliga i sadana situationer.

Om man mot formodan maste borja senare an beraknat sa ska man sa snart som mojligt kommunicera detta sa att alla deltagare har mojligheten att anvanda tiden battre an till att vanta.

Om motet drar over pa tiden sa kan man inte anta att alla deltagare / lokaler ar tillgangliga langre an vad man kom overens om fran borjan sa darfor ska man alltid undersoka att det ar OK att dra over pa tiden. Om inte sa far man bestamma tillsammans hur man bast avslutar de amnena som man planerat att avhandla.

Skriv ner minuter

Det ar jatteviktigt att skriva ner anteckningar av det man kommit overens om i motet. Ska man sjalv prata en massa under motet sa kan det vara mer effektivt att be nagon annan att skriva ner minuter. Se till att komma overens om detta innan motet.

Om motet ar ett regelbundet mote med samma deltagare sa ar det en bra ide att cirkulera ansvaret till olika deltagare fran gang till gang.

Minuterna ska sedan skickas ut till alla deltagare sa snart som mojligt efter motet, helst samma dag eller pa formiddagen dagen efter.

Att halla i motet

Nar man haller i motet sa ar det vikitigt att tanka pa vissa saker for att man ska vara sa effektiv, strukturerad och professionel som mojligt.

– Se till att introducera alla som deltar i motet innan man borjar, beskriv vilken roll de har och om det ar nagot sarskilt de kommer tillfora.

– Ga igenom agendan dar du aven kommunicerar anledningen till motet och vad man vill ha for resultat efter motet. Pa sa satt sa kommer alla jobba at samma mal.

– Bekrafta att alla ar nojd med agenda och om inte lyssna pa eventuella andringar och andra ordningen darefter om det fungerar.

– Se till att alla far prata igenom att involvera alla som vill vara involverade i diskussioner. Om nagot amne hamnar pa ett sidospar eller behover mer diskussioner an vad man har plats for i dagens mote sa rekommenderar jag att man tar sig tid till det senare. Det ar viktigt att alla blir horda nar man har moten men samtidigt sa kan inte en rost fa ta upp hela motet. En senare diskussion i samma amne kan hallas med farre deltagare.

– Innan motet ar avslutat sa bor man kontrollera att alla fatt fram det de ville saga under motet och att de aven fatt ut vad de forvantat sig av motet.

– Innan man lamnar motet sa bor man aven ga igenom minuter och fordela ansvar for alla handlingar som man kommit overens om i motet.

One thought on “Hur man haller ett effektivt och produktivt mote

  1. Hej Stina

    Som sällan läsare av bloggar har jag av någon anledning fastnat för din. Tittar in då och då och blev glatt överraskad när jag såg att du ändrat innehåll på din blogg till ett mer yrkesperspektiv. Har läst igenom dina senaste inlägg och slåss över din stora kompetens inte bara inom ditt område men även inom arbetslivet som stort. Din POAD uppskattade jag väldigt mycket och är något jag ska ta med mig in i mitt arbete.
    Keep up the good work. Tror du inspirerar väldigt många genom dina inlägg.

    Mvh Andreas

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s